Einführung eines neuen Besuchermanagements
Die Stadtverwaltung hat eine Vielzahl von Terminen und Vorsprachen, insbesondere im Bereich Bürgerservice und Öffentliche Sicherheit. Das Bürgerbüro im Erdgeschoss (InSeL) und die Ausländerbehörde sind zwei Bereiche mit einer großen Termindichte und Vielfalt von Terminangelegenheiten. Seit der Pandemiezeit arbeiten diese Bereiche mit einem Onlineterminkalender, der sich bewährt hat. In der täglichen Handhabe stieß dieser jedoch sowohl für die Bürgerinnen und Bürger als auch für den effektiven Einsatz eines kundenfreundlichen Besuchermanagements durch die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung an seine Grenzen.
Um die Qualität der Dienstleistungen insbesondere mit Blick auf die knappen Zeitressourcen zu verbessern, startet die Stadtverwaltung ab dem 1. Dezember mit der Einführung einer neuen Software mit dem Ziel: Mehr Zeit für die Bürgerschaft, weniger Zeit für die Terminkoordination.
Der neue digitale Terminservice wird sowohl den Bürgerinnen und Bürger als auch den Mitarbeitenden eine deutliche Zeitersparnis bringen. Mit mobilen Nutzungsmöglichkeiten via Smartphone, stationär am PC oder den neuen Terminals im Eingangsbereich des Rathauses können die Termine gebucht werden. Über die Homepage der Stadt Lörrach gelangen die Interessierten direkt zur Online-Terminvergabe und werden Schritt für Schritt durch das Buchungsverfahren geführt. Hierbei werden auch die Online-Antragsmöglichkeiten als Alternative angezeigt.
Im Rahmen der Einführungsphase ändert sich für die Bürgerinnen und Bürger zunächst einmal noch nichts Wesentliches: von Montag bis Mittwoch ist die InSeL für Anliegen und Vorsprachen weiterhin ohne Terminvereinbarung erreichbar, donnerstags und freitags ist eine vorherige Terminvereinbarung unter www.loerrach.de/online-terminbuchung erforderlich.
Im Hintergrund arbeitet bereits die neue Software, die in der Einführungsphase mit den Bedürfnissen in der Terminkoordination abgeglichen wird. Sichtbar wird die Einführungsphase durch die beiden Terminals im Erdgeschoss sowie in der Ausländerbehörde in der dritten Etage und der verbesserten Nutzerleitung auf der Website.
In der Ausländerbehörde sind Vorsprachen weiterhin nur mit vorheriger Terminbuchung möglich. Durch das neue Besuchermanagementsystem können die Termine zukünftig effizienter genutzt und die Wartezeiten reduziert werden. In Kombination mit den kürzlich eingeführten Online-Anträgen der Ausländerbehörde wird der Kundenservice der Ausländerbehörde Lörrach digitaler und durch mehrsprachige Angebote und reduzierte Wartezeiten auch deutlich kundenfreundlicher.
Wer keinen Internetzugang hat oder seine Dienstleistung nicht im Online-Portal findet, kann einen Termin auch über das Terminal im Eingangsbereich des Rathauses buchen. Bis zur vollständigen Umstellung kann auch weiterhin die telefonische Terminbuchung in der InSeL erfolgen.
„Das Ziel unseres Ausbaus digitaler Dienstleistungen ist es, die Interaktion zwischen Bürgerschaft und Verwaltung schneller, effizienter und nutzerfreundlicher zu gestalten. Wir stellen Schritt für Schritt verschiedene Dienstleitungen des Bürgerservice online zur Verfügung. Mit der Einführung des neuen Besuchermanagementsystems gehen wir den nächsten Schritt und werden nach der erfolgreichen Einführungsphase auch in diesem Bereich Vorreiter in Baden-Württemberg sein“, unterstreicht Oberbürgermeister Jörg Lutz.