Digitalisierung im Stadtarchiv

Projekt 1-2022: Digitalisierung der Ratsprotokolle

Ausgangslage

Der Gemeinderat und seine Ausschüsse sind die zentralen Entscheidungsgremien der Stadt. Alle kommunalpolitischen Entscheidungen werden dort beraten, beschlossen und in den Gemeinderats- und Ausschussprotokollen sowie Sitzungsvorlagen dokumentiert. Diese Informationen sind das Herzstück der kommunalen Überlieferung und von hohem öffentlichem Interesse.

Die Gemeinderatsüberlieferung ist derzeit für Anfragen kaum zugänglich und kann trotz des hohen Quellenwertes nur mit hohem Zeit- und Rechercheaufwand genutzt werden. Die Ratsprotokolle liegen teils hand-, teils maschinenschriftlich vor und sind zu Büchern mit Stichwortregistern gebunden. Die Vorlagen können derzeit nicht der jeweiligen Sitzung zugeordnet werden.

Umsetzung der Maßnahme

Im Zuge der Digitalisierung sind kleinteiligere Verzeichnungseinheiten als in den analogen Originalen entstanden, um damit auch eine systematische Suche zu ermöglichen. Die Stichwortregister sind in einer eigenen Datei zu Recherchezwecken zusammengefasst worden. Ab Mai 1932 liegen nun alle Protokolle maschinenschriftlich vor und sind als Volltext (OCR) digitalisiert sowie eindeutig benannt worden.

Konkreter Nutzen

Das „Digitale Gemeinderatsarchiv Lörrach“ eröffnet neue, vielfältige Recherchemöglichkeiten für Fragestellungen, die analog sonst unmöglich gewesen wären. Durch die Digitalisierung lassen sich zahlreiche Informationen schnell nach Schlagwort und/oder Systematik finden und diese in Zukunft für unterschiedlichste Bürgerbedürfnisse bereitstellen. Ebenso kann dann dieser zentrale Bestand der lokalen Demokratiegeschichte ins digitale Langzeitarchiv (DIMAG) eingepflegt werden. Seit 2014 ist das Ratsinformationssystem „Session“ bei der Stadt Lörrach im Einsatz. Damit wird der gesamte Sitzungsdienst elektronisch organisiert und dokumentiert.

Es wird möglich ab 2024 (derzeit ist ein Verbleib von 10 Jahren im Ratsinformationssystem angedacht) alle Unterlagen des Gemeinderates über eine Schnittstelle zu DIMAG digital zu übernehmen. Damit wäre der gesamte Bestand ab 1845 für künftige Generationen professionell gesichert und für die private und wissenschaftliche Nutzung zugänglich.

Projekt 2-2022: Digitalisierungsstation

Ausgangslage

Die einzelnen Fotografien unserer Sammlung liegen in sehr unterschiedlichen Medienformaten, in verschiedenen Größen und auf diversen Trägermaterialien vor. Neben sehr spezifischen konservatorischen Anforderungen ist diese Vielfalt auch für die Digitalisierung der Originale eine große Herausforderung.

Bildquellen werden von unseren Nutzern erfahrungsgemäß sehr stark nachgefragt, konnten bislang aber nur auf Kundenanfrage oder für Publikationen von einem Dienstleister digitalisiert werden. Lediglich Ansichtskarten und Papierabzüge wurden bereits seit mehreren Jahren fortlaufend im Archiv selbst gescannt. Aktuell ist nun durch die angeschaffte Digitalisierungslösung ebenfalls eine systematische Digitalisierung und Erschließung von Dias und Negativen mit entsprechender technischer Ausstattung im eigenen Hause möglich.

Umsetzung der Maßnahme:

Das Stadtarchiv Lörrach hat im Herbst 2022 mit großzügiger Förderung des Programms Neustart Kultur – Wissenswandel eine Digitalisierungsstation angeschafft, um unabhängig und selbstständig analoge Fotobestände wie Dias, Glasplatten-Negative, klein-, mittel- und großformatige Negative zu scannen, zu erschließen und für die Öffentlichkeit zugänglich zu machen.

Konkreter Nutzen:

Die Digitalisierungsstation verbessert die technische Infrastruktur des Archivs nachhaltig, beschleunigt Bereitstellungsprozesse und verringert die Abhängigkeit von Dienstleistern. Durch die Bereitstellung von bislang unzugänglichem Fotomaterial verbessert das Stadtarchiv sein Angebot zur Bildungsarbeit und trägt der zunehmenden Bedeutung der Bildbestände von Kommunalarchiven Rechnung. Mit der Anschaffung der Digitalisierungsstation werden die Dias und Negative nicht mehr auf Anfrage von einem Dienstleister Schritt für Schritt verscannt, sondern stattdessen im eigenen Haus sukzessive digitalisiert. Damit entfallen regelmäßig anfallende Transport- und Verpackungskosten. Darüber hinaus kann und soll die Digitalisierungsstation auch für das Scannen anderer Bildmedien und Papierakten genutzt werden. So wird die technische Ressource der Station umfangreich und nachhaltig genutzt.